Nie trać czasu na wielokrotne planowanie powtarzalnych zadań. Jeśli w swojej pracy wykonujesz takie same lub bardzo podobne zadania w równych odstępach czasu, możesz zaplanować je raz na najbliższe tygodnie, miesiące lub nawet lata. Dodaj cykliczność do powtarzalnych zadań i dostosuj jej harmonogram do specyfiki swojej pracy.
Dodaj cykliczność do zadania
Aby dodać cykliczność do zadania przejdź do tego, które jest powtarzalne w konkretnych okresach czasu, wybierz Termin wykonania i kliknij w ikonkę Ustaw cykliczność , która pojawi się po wybraniu daty.
Zadanie, z którego została utworzona cykliczność jest zadaniem bazowym, na podstawie którego tworzone są kolejne zadania w cyklu.
- Jeżeli dodajesz cykliczność dla zadania, którego termin wykonania jest z przeszłości to kolejne zadania w cyklu zostaną dodane z datą dzisiejszą lub późniejszą.
- Usunięcie terminu wykonania dla zadania cyklicznego spowoduje usunięcie go z cykliczności. W przypadku zadania bazowego system zapyta czy chcesz usunąć cykliczność, a tym samym wszystkie zdania cykliczne stworzone dla tego zadania.
Elementy zadań cyklicznych
Z zadania bazowego, czyli z zadania, na którym dodano cykliczność, dla kolejnych zadań z cyklu zostaną pobrane dane o:
- tytule i opisie,
- uczestnikach,
- priorytecie,
- czasie na wykonanie zadania,
- kontrahencie lub projekcie,
- załącznikach
Edycja wymienionych danych dla dowolnego zadania cyklicznego spowoduje aktualizację wybranego zadania oraz każdego następującego po nim zadania w cyklu.
Do kolejnych zadań z cyklu nie zostaną pobrane statusy użytkowników oraz komentarze dodane pod zadaniem bazowym.
Harmonogram dla cykliczności
Zadania cykliczne dają możliwość stworzenia wielu kombinacji cykliczności. Ustal własny harmonogram zadań i zautomatyzuj swoją pracę. Zaplanuj standardową cykliczność zadań lub ułóż niestandardowe sekwencje dopasowane do Twoich potrzeb.
Zadania cykliczne dają możliwość stworzenia wielu kombinacji cykliczności za pomocą opcji Powtarzaj. Zadanie może być dodane co dzień, co kwartał lub ostatniego dnia w miesiącu. Możesz pominąć także dni wolne, czyli te dni, które w systemie zostały wybrane jako dni wolne od prac i święta.
Dla cykliczności możesz ustawić datę zakończenia cyklu, dzięki której określisz, kiedy cykl ma się zakończyć. To przydatna funkcja, jeśli wiesz, na kiedy planowane jest zakończenie wykonywania określonych w cykliczności działań. Wystarczy, że w polu Zakończ wybierzesz z kalendarza odpowiednią datę. Jeżeli zadanie ma być powtarzane cały czas, kliknij datę w polu Zakończ, a następnie ikonkę . Data zostanie usunięta, a zadania będą tworzone automatycznie cały czas, aż do momentu, gdy sam usuniesz cykliczność lub ustawisz datę zakończenia.
Edytuj harmonogram
Jeśli tryb Twojej pracy uległ zmianie i stwierdzisz, że chcesz wykonywać dane zadanie w innych odstępach czasu, możesz zmienić harmonogram cykliczności zadania i dostosować go do aktualnych potrzeb.
Aby edytować harmonogram wejdź w zadanie, od którego mają nastąpić zmiany i kliknij w Termin wykonania , a następnie na nowo dostosuj cykliczność zadania. Edycja cykliczności ma wpływ na wszystkie przyszłe zadania następujące po edytowanym.
Linia czasu
Jeżeli chcesz zobaczyć kolejne zaplanowane zadania w cyklu, kliknij ikonkę cykliczności widoczną w polu Termin wykonania w panelu dowolnego zadania z cyklu.
- status zadań – wewnętrzna ikonka koła przejmie kolor statusu konkretnego zadania z cyklu,
- postęp wykonania zadań – zewnętrzny okrąg reaguje na zmianę statusu przez wszystkich uczestników zadania, gdy każdy z uczestników wykona zadanie, cały okrąg zabarwi się na zielono,
- historia zmian dla zadania – gdy dane zadanie zostanie edytowane, w kole pojawi się !, a po kliknięciu otworzy się okno z dokładną historią,
- komentarze – przy każdym zadaniu cyklicznym, w którym była prowadzona konwersacja, pojawi się ikonka ,
- termin wykonania zadania – pod każdym zadaniem znajduje się jego termin wykonania - kiedy w niego klikniesz zostaniesz przeniesiony do konkretnego zadania,
- uczestnicy zadania – gdy najedziesz myszką na termin pojawi się okno ze wszystkimi uczestnikami przypisanymi do zadania,
- pasek postępu cykliczności – pozwoli Ci śledzić postęp wykonania całego cyklu i zawiera informację o tym, ile zadań zostało już zakończonych, a ile jeszcze jest do wykonania.
- Możesz sprawnie nawigować się po linii czasu korzystając z ikonek strzałek. Pojedyncze strzałki umożliwiają płynne przesuwanie się po linii czasu, a podwójne strzałki przeniosą Cię na jej początek lub koniec.
- Jeśli w cykliczności zadania nie została ustawiona data końcowa, na końcu linii czasu pojawi się znak nieskończoności .
Usuń cykliczność
Jeżeli chcesz zakończyć cykliczność np. gdy Twój cel zostanie osiągnięty, możesz usunąć pojedyncze zadanie lub całą cykliczność. Kliknij w ikonkę i wybierz Usuń . Przy każdej próbie usunięcia zadania z cyklu system poprosi Cię o wybranie jednej z trzech opcji:- Tylko to zadanie – opcja ta pozwoli na usunięcie konkretnego zadania i przyda się, kiedy nie musisz wykonywać jednego zadania w całym cyklu i chcesz usunąć je ze swojej listy.
- To i przyszłe zadania – usuwa wybrane przez Ciebie zadanie i wszystkie, które po nim następują. Ta opcja jest przydatna w momencie, gdy powtarzalne czynności nie muszą już być realizowane w przyszłości.
- Wszystkie zadania – ta opcja usuwa wszystkie zadania z cyklu, również te z przeszłości. Wybierz ją, gdy cyklika została błędnie dodana, nastąpiło zduplikowanie cykliczności albo zadanie nie musi być wykonywane w określonych odstępach czasu.
- Dla zadania bazowego, czyli zadania na podstawie którego utworzyłeś cykliczność, możesz wybrać jedynie opcję usunięcia wszystkich zadań z cyklu.
- Zadanie z cyklu, które jest niepotrzebne lub nieaktualne, ale chciałbyś je zachować, możesz przenieść do archiwum. Po wyborze opcji Archiwizuj zadanie zawsze zobaczysz pytanie, czy chcesz zarchiwizować tylko to zadanie z cyklu, to i przyszłe, czy wszystkie.
