Automatyzacja pracy sprawia, że codzienne zadania mogą być wykonywane szybciej i sprawniej. Twórz wzorcowe szablony, grupuj je w kategorie i korzystaj z nich podczas tworzenia zadań powtarzalnych lub podobnych do siebie. Nie trać czasu na czynności, które możesz pominąć lub skrócić. Skup się na zadaniach, które oszczędzają czas i zwiększają efektywność pracy.
Dodaj szablon zadania
Dodawanie szablonu
Aby dodać szablon przejdź do widoku dodawania nowego zadania i wybierz ikonkę Szablony zadań. Kliknij lub dodaj szablon bezpośrednio na kategorii – kliknij przy nazwie kategorii i wybierz opcję Dodaj szablon .
Szablon zawiera dane dla zadania oraz dodatkowe informacje dla szablonu, takie jak nazwa szablonu i alias, który stanowi unikalną nazwę dla szablonu. Z poziomu szablonu możesz także zmienić przypisaną do niego kategorię oraz poszczególne dane dla zadania.
W polu Termin wykonania zadania w dniach, wystarczy, że podasz liczbę dni, którą system ma dodać do daty utworzenia szablonu. Wygenerowaną datę znajdziesz później w polu Termin wykonania na utworzonym zadaniu.
Edycja i usuwanie szablonu
Każdy stworzony szablon możesz usuwać lub edytować, klikając przycisk lub pojawiający się po najechaniu na konkretny szablon na liście. Po stworzeniu szablonu możesz również ustawić jego status jako Aktywny lub Nieaktywny.
Utwórz zadanie z szablonu
Aby użyć szablonu dla zadania, rozpocznij tworzenie nowego zadania i wybierz ikonkę , a następnie wyszukaj ten, który Cię interesuje. Kiedy znajdziesz odpowiedni szablon, wystarczy, że klikniesz jego nazwę, a wszystkie dane w zadaniu zostaną uzupełnione według wzoru. Dodawanie powtarzalnych zadań z wykorzystaniem przygotowanych wcześniej szablonów znacząco usprawnia codzienną pracę.
Kategorie szablonów dla zadań
Kategorie to system grupowania i organizowania szablonów, dzięki któremu wszystkie wzory zadań są uporządkowane, a użytkownicy mogą szybko odnaleźć szablon, który właśnie potrzebują. Kategorie pozwalają na tworzenie grup tematycznych, do których można przyporządkować poszczególne szablony.
Wszystkie kategorie szablonów znajdziesz w trakcie tworzenia nowego zadania. Wystarczy, że rozpoczniesz dodawanie i klikniesz na ikonkę Szablony zadań , którą zauważysz w prawym górnym rogu okna zadania.
Zastanów się, jakie zadania najczęściej tworzysz i wypracuj własny system kategorii, do których później będziesz mógł dopasowywać swoje szablony. Możesz tworzyć wielopoziomowe listy kategorii i podkategorii, które pozwolą Ci jeszcze lepiej uporządkować wszystkie wzorcowe zadania.
Kliknij przy słowie Kategorie po lewej stronie i dodaj podstawowe kategorie dla swoich szablonów. W taki sam sposób możesz również dodawać do nich podkategorie. Klikając w przy nazwach kategorii i podkategorii możesz również je usuwać lub zmieniać ich nazwy .
- Pamiętaj, że nie możesz usunąć kategorii, która ma przypisane szablony. Najpierw powinieneś przenieść wszystkie szablony do innej kategorii – dopiero wtedy system umożliwi Ci usunięcie tej pustej.
- Strzałki przy nazwach kategorii umożliwiają zwijanie lub rozwijanie list, dzięki czemu panel jest bardziej czytelny i przejrzysty.
Efektywne działania na szablonach zadań
- Nazwa szablonu musi mieć min. 3 znaki.
- Alias szablonu powinien być unikatowy - nie może być dwóch takich samych w systemie - i składać się z min. 3 znaków.
- Uzupełnij jak najwięcej informacji dla szablonu zadania, dzięki czemu mniej czasu będziesz poświęcał podczas dodawania zadań z szablonu w przyszłości.
- Szablony możesz dowolnie przenosić pomiędzy kategoriami. Wystarczy, że najedziesz myszką na nazwę szablonu, a następnie na ikonkę . Kiedy pojawi się symbol łapki, chwyć szablon, przeciągnij go do dowolnej kategorii lub podkategorii po lewej stronie i upuść.
- Zmień status szablonu na Nieaktywny, jeżeli jest on nieaktualny lub tymczasowo nieużywany. Nieaktywne szablony będą wyświetlały się na samym dole listy i nie będzie można ich wybrać, jednak w każdej chwili możesz je przywrócić do użytku zmieniając status na Aktywny
- Szablony możesz wyszukiwać za pomocą , wpisując nazwę lub alias. Wyszukiwarka przeszuka szablony we wszystkich kategoriach - znajdzie również te, które są nieaktywne.
