Akcje na kontaktach

Twórz bazę danych kontaktów, aby dostarczyć podstawowe informacje o osobach kontaktowych reprezentujących potencjalnych klientów i szybko je wyszukiwać, a także na bieżąco aktualizować. Zdecyduj, kto może zarządzać Twoimi kontaktami i czy chcesz, aby korespondencja mailowa była podpięta pod kontrahenta, który jest przypisany do kontaktu. Wszystkie funkcjonalności dostępne w podmodule Kontaktów ułatwią Ci tworzenie skutecznych działań biznesowych, opartych na efektywnych relacjach z klientami.

Dodaj kontakt

Wprowadź dane kontaktowe i twórz profile osób kontaktowych w systemie Tillio, aby dostarczyć istotnych informacji o potencjalnych klientach. Dodanie kontaktu jest kluczowym elementem w budowaniu długofalowych relacji z kontrahentami.

Podstawowe elementy kontaktu

W celu dodania nowego kontaktu wystarczy, że klikniesz w ikonkę znajdującą się nad tabelą w prawym górnym rogu widoku głównego i zaczniesz uzupełniać formularz od pól Telefon lub E-mail – jedno z nich jest zawsze wymagane, aby przejść do kolejnych wierszy. Dodaj podstawowy numer telefonu, żeby być w stałym kontakcie z osobą reprezentującą Twojego klienta oraz główny adres e-mail, niezbędny do korespondencji drogą elektroniczną.

W dalszej kolejności wpisz dane dotyczące:

• imienia lub nazwy – to pole wymaga wpisania minimum 3 dowolnych znaków i ułatwia późniejszą identyfikację kontaktu,
• nazwiska – w tym polu dozwolone są znaki od a-z oraz diaktryczne,
• stanowiska – określ stanowisko osoby kontaktowej, jakie pełni w danej organizacji, dzięki czemu łatwiej będzie Ci ją wyszukać oraz wybrać odpowiedni kontakt do rodzaju sprawy, którą się aktualnie zajmujesz,
• notatki – w tym polu możesz zawrzeć dodatkowe, istotne z Twojego punktu widzenia informacje o konkretnym kontakcie, które będą pomocne dla Ciebie i Twojego zespołu w budowaniu trwałej relacji,
• opiekuna – dodając nowy kontakt automatycznie stajesz się jego opiekunem, jednak w tym polu masz możliwość wybrać z listy rozwijanej inną osobę, która będzie odpowiedzialna za utrzymanie dobrej relacji z osoba kontaktową.

Po uzupełnieniu podstawowych danych operację musisz zapisać, klikając przycisk Zapisz lub Zapisz i dodaj nowy, jeżeli planujesz od razu dodać kolejny kontakt.

Dodawaj kontakt z wielu miejsc w systemie

W Tillio dane swoich kontaktów możesz wprowadzić także z innych poziomów:

• na panelu kontrahenta – w menu bocznym kontrahenta możesz od razu przypisać powiązany z nim kontakt, aby zapewnić stały dostęp do historii działań na kontrahencie i dbać o efektywną komunikację,
• w oknie szansy sprzedaży – w tym miejscu możesz dodać osobę kontaktową, która będzie mieć wpływ na realizację procesu sprzedaży,
• za pomocą paska szybkich akcji – dodanie nowego kontaktu jest również możliwe dzięki paskowi szybkiego dostępu, który znajduje się po prawej stronie widoku, za pomocą ikonki . Kliknij w nią, aby otworzyło się okno z formularzem do uzupełnienia podstawowych danych dla kontaktu.

Podląd dla kontaktu

Podgląd kontaktu w module CRM umożliwia szybkie przeglądanie najważniejszych informacji o nim. Aby przejść do okna podglądu, kliknij w imię i nazwisko wybranego kontaktu na liście w tabeli.

W oknie podglądu zauważysz następujące pozycje:

• awatar – to graficzny plik pozwalający szybko zidentyfikować osobę kontaktową,
Możesz zmienić awatar dla kontaktu, który domyślnie składa się z jego inicjałów i losowego koloru tła. Wystarczy, że wejdziesz w edycję kontaktu i dodasz własną grafikę.
• imię i nazwisko,
• stanowisko,
• media społecznościowe – pod informacją o stanowisku kontaktu znajdziesz miejsce, w którym wyświetlane są wyszarzone miniatury różnych platform społecznościowych typu: Facebook, Youtube czy Linkedin, po przypisaniu konkretnych do profilu kontaktu, zostaną podświetlone i będą przekierowywać po kliknięciu w nie na właściwy adres internetowy
• główny adres e-mail – to podstawowy mail, za pomocą którego będziesz komunikować się w celach biznesowych z osoba kontaktową,
• Możesz kliknąć na adres e-mail, który jest aktywnym linkiem, aby automatycznie otworzyć okno do tworzenia nowej wiadomości e-mail.
• Masz też możliwość skopiować aktywny link z adresem e-mail do schowka klikając w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie po najechaniu kursorem na adres mailowy.
• telefon – główny numer telefonu do osoby kontaktowej,
• alternatywny telefon – to pole wyświetli się w oknie podglądu kontaktu, jeśli wprowadziłeś dodatkowy, awaryjny numer podczas jego edycji.

Znajdziesz również dodatkowe pola, takie jak:

• notatka - pole to będzie widoczne jeśli dodasz notatkę podczas tworzenia nowego kontaktu lub edycji istniejącego,
• kontrahenci - to pole umożliwia przypisanie kontrahenta, dzięki czemu powiążesz go z danym kontaktem – możesz dodać nieograniczoną ilość kontrahentów, wystarczy kliknąć w ikonkę , aby dodać nowego kontrahenta lub wybrać istniejącego w systemie z listy sugestii,
• Pod ikonką znajdziesz funkcję Przypnij wszystkie maile do kontrahenta – użyj jej, jeśli chcesz dołączyć wszystkie e-maile kontaktu na profil kontrahenta, do którego jest przypisany. Dzięki temu łatwiej będzie Ci śledzić korespondencję i nią zarządzać w jednym miejscu.
• W tym samym miejscu istnieje również możliwość usunięcia przypisanego kontrahenta z kontaktu za pomocą pola Usuń z kontaktu.
• Kolejność przypisanych kontrahentów możesz układać w dowolny sposób, najeżdżając kursorem myszy na ikonkę , która pojawi się w lewym górnym rogu pola z nazwa kontrahenta – chwyć za nią i przeciągnij w preferowane miejsce na liście. W ten sposób możesz ustalić priorytetyzację kontrahentów dla danego kontaktu.
• spotkania - pole będzie widoczne, gdy kontakt zostanie dodany jako uczestnik wydarzenia zaplanowanego w Kalendarzu –będzie informować o dacie, godzinie i nazwie najbliższych spotkań, w których ma wziąć udział osoba kontaktowa.
Data, tytuł i kolor wydarzenia będą automatycznie pobrane z kalendarza. Dzięki temu łatwo będzie Ci je w nim odnaleźć.

Edytuj kontakt

Edycja kontaktu umożliwia szybką i łatwą aktualizację informacji z nim związanych. Możesz w ten sposób zmieniać podstawowe dane kontaktowe i uzupełnić pozostałe, które nie były wcześniej uwzględnione podczas dodawania nowego kontaktu.

Aby przejść do okna edycji, kliknij w wybrany kontakt w tabeli, a następnie w ikonkę dostępną w prawym górnym rogu okna podglądu kontaktu i wybierz opcję Edytuj.

Ogólne informacje

Po otwarciu okna edycji wybranego kontaktu zauważysz w nim sekcję Ogólne. Możesz w niej wprowadzić zmiany dla podstawowych informacji, takich jak: imię/nazwa, nazwisko, stanowisko, telefon, kontrahenci czy uzupełnić notatkę. Pamiętaj, aby je zapisać.

W tym miejscu masz też możliwość dodania dodatkowych elementów:

• Awatar – wystarczy, że wciśniesz przycisk Prześlij obrazek i wybierzesz odpowiedni plik z urządzenia, na którym pracujesz, o maksymalnej wadze do 6 MB. W każdej chwili możesz go usunąć klikając w ikonkę , która pojawi się po najechaniu kursorem na awatar.
• Media społecznościowe – za pomocą ikonki możesz dodać maksymalnie 10 adresów URL należących do danego kontaktu, a następnie nimi zarządzać – edytując lub usuwając je z profilu kontaktu.
• Alternatywny telefon – warto wprowadzić kolejny numer telefonu, który będzie stanowił awaryjne źródło do komunikacji z osobą kontaktową. Wybierz odpowiedni numer kierunkowy do wyboru z listy rozwijanej i wpisz dodatkowy telefon.

Ustawienia dla kontaktu

Kolejną sekcją w oknie edycji kontaktu są Ustawienia, w której możesz zarządzać statusem kontaktu oraz funkcją automatycznego powiązania maili z kontrahentem.

Możesz łatwo kontrolować status kontaktu i ustawić go jako aktywny lub nieaktywny w systemie. W przypadku, gdy kontakt nie będzie Ci już potrzebny, warto go dezaktywować, aby uporządkować swoją listę kontaktów. Jednakże, nawet gdy kontakt zostanie dezaktywowany, wciąż będą dostępne ważne informacje z nim związane, jeśli jest powiązany z kontrahentem.

Funkcja automatycznego powiązania maili z kontrahentem jest domyślnie włączona, ponieważ umożliwia Ci nawiązanie historii interakcji z kontrahentem w miejscu jego aktywności i efektywny przepływ informacji w firmie. Dzięki niej wszystkie wiadomości e-mail są automatycznie przypinane do kontrahenta na podstawie przypisanych do niego kontaktów. Jeśli wyłączysz tę funkcję klikając w przycisk przełącznika , cała korespondencja z osobą kontaktową będzie dostępna tylko w Twojej skrzynce pocztowej.

Usuń kontakt

Jeśli dany kontakt jest błędny, nieaktualny lub zduplikowany możesz go łatwo usunąć z systemu. Ta funkcja pozwoli Ci utrzymać przejrzysty i aktualny rejestr kontaktów w Twojej firmie.

Aby usunąć wybrany kontakt, przejdź na jego widok klikając w pole z imieniem i nazwiskiem, a następnie w ikonkę znajdującą się w prawym górnym rogu okna podglądu kontaktu, po czym wybierz opcję Usuń. Operacja jest nieodwracalna, dlatego system poprosi o jej potwierdzenie.

Skopiuj wizytówkę kontaktu

Kopiowanie wizytówki kontaktu umożliwia kopię najważniejszych informacji kontaktowych, takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko oraz numer telefonu. Dzięki temu możesz udostępnić te dane innym współpracownikom bez konieczności nadania dostępu do wszystkich informacji o kontakcie. Funkcja ta pozwoli Ci zapewnić większą prywatność i bezpieczeństwo danych kontaktowych, a także możesz wykorzystać ją do innych celów biznesowych, np. do tworzenia list mailingowych.

Kopiowanie wizytówki kontaktu jest proste i szybkie – wystarczy, że klikniesz w ikonkę , a następnie wybierzesz opcję Skopiuj wizytówkę.

Dostęp do kontaktu

Aby zabezpieczyć dane swoich kontaktów w systemie, warto nadać dostęp do nich tylko wybranym osobom z firmy. Dzięki temu, będą one widoczne tylko dla osób, które mają do nich uprawnienia, co zwiększy bezpieczeństwo i kontrolę danych kontaktowych. Możesz to zrobić poprzez wybór odpowiedniej opcji, takiej jak:

• cała firma, która umożliwi każdemu współpracownikowi zarządzanie danym kontaktem,
• tylko opiekun, która pozwoli jedynie opiekunowi kontaktu na administrowanie nim,
• dostępy kontrahenta, która pojawi się, jeśli wybrany kontakt ma przypisanego kontrahenta. Pozwala ona na udostępnienie kontaktu innym użytkownikom, którzy mają dostęp do minimum jednego kontrahenta przypisanego do tego kontaktu.

W celu określenia dostępu do wybranego kontaktu kliknij w ikonkę i wybierz jedną z dostępnych opcji udostępniania danych: Cała firma, Tylko opiekun, Dostępy kontrahenta.