Budżetowanie projektów

Budżetowanie projektów to funkcja, która pozwoli śledzić koszty projektu, monitorować ich zgodność z założeniami i efektywnie zarządzać dostępnymi środkami w Twojej firmie. Dzięki przyjętej strategii będziesz mógł z łatwością tworzyć skuteczne plany finansowe dla projektów.

Praca nad budżetem dla konkretnego projektu polega w pierwszej kolejności na utworzeniu kompetencji z ustaleniem kosztów, dostosowanych do rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności i przypisaniu ich do odpowiednich użytkowników systemu. Po zdefiniowaniu podstawowych ustawień, możesz przejść do budżetowania poszczególnych zadań w projekcie.

Stwórz kompetencje

Aby rozpocząć pracę z budżetowaniem projektów w systemie, ważne jest utworzenie odpowiednich kompetencji. W kontekście budżetowania, termin kompetencja odnosi się do ról lub umiejętności użytkowników w projekcie, które są niezbędne do jego efektywnej realizacji.

Zdefiniuj nową kompetencję, przechodząc do zakładki Ustawienia w Module System. Kliknij w Użytkownicy , a następnie ikonkę w sekcji Kompetencje. Wpisz dla niej nazwę np. Project Manager, uzupełnij pozostałe dane i wciśnij przycisk Zapisz.

Podstawowe dane dotyczące kompetencji obejmują:

• nazwę kompetencji – identyfikuje daną kompetencję,
• koszt wewnętrzny – odnoszący się do wydatków związanych z utrzymaniem pracownika wewnątrz organizacji, czyli kosztów zatrudnienia,
• koszt zewnętrzny – określa cenę, którą klient płaci firmie za usługi pracownika posiadającego daną kompetencję,
• nadgodziny – jest to mnożnik dla kosztów wewnętrznych i zewnętrznych, umożliwiający ustalenie stawki za nadgodziny pracownika,
• dni wolne – to kolejny mnożnik dla kosztów wewnętrznych i zewnętrznych, pozwalający na obliczenie stawki za dni uznane za wolne, takie jak weekendy czy święta.

Kompetencje użytkowników

Po zdefiniowaniu kompetencji potrzebnych do realizacji projektów w Twojej firmie, możesz przypisać je konkretnym użytkownikom systemu. Takie działanie pozwoli uwzględnić rzeczywiste koszty na podstawie ich indywidualnych stawek. Dzięki temu proces budżetowania projektu staje się bardziej elastyczny i lepiej dostosowany do specyfiki przedsiębiorstwa.

Przypisz właściwą kompetencję wybranemu użytkownikowi przechodząc do jego edycji. W zakładce Kompetencje kliknij i wybierz odpowiednią z proponowanej listy kompetencji zdefiniowanych w ustawieniach systemu.

Uprawnienia dla budżetowania

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych i lepszą organizację pracy, możesz nadać wybranym użytkownikom konkretne uprawnienia dotyczące procesu budżetowania, które pozwalają na przypisanie im określonych ról. Takie działanie pozwoli Ci przyznawać dostęp do funkcji związanych z budżetowaniem oraz określać, kto ma wgląd do informacji dotyczących stawek i kompetencji w projektach.

Przypisz odpowiednie uprawnienia, przechodząc do edycji wybranego użytkownika. Otwórz zakładkę Uprawnienia i dostępy , a następnie Uprawnienia. Kliknij na niebieski przycisk z nazwą modułu i wybierz Użytkownicy. W ten sposób możesz aktywować następujące uprawnienia:

• edycja stawek – uprawnienie pozwoli użytkownikowi na edycję stawek przypisanych do kompetencji,
• edycja kompetencji – użytkownik może modyfikować kompetencje,
• podgląd stawek – dzięki temu możliwy jest widok stawki przypisanej do kompetencji użytkownika,
• podgląd kompetencji – uprawnienie to pozwala na podgląd ustawień danej kompetencji. Ta opcja musi być aktywna, aby widoczna była zakładka Kompetencje na wszystkich użytkownikach.

Wybierając z listy uprawnień Zadania, zauważysz dodatkowe funkcje do aktywacji:

• dodawanie wycen – umożliwia użytkownikowi dodawanie wycen do zadań,
• administrator wycen – to uprawnienie pozwoli w pełni zarządzać wycenami zadań, które może dodawać, edytować i usuwać,
• administrator rozliczeń – użytkownik będzie mógł zarządzać rozliczeniami wycen i mieć możliwość dodania nowych, ich edycji lub usunięcia.

Budżetowanie w projecie

Jeśli planujesz rozpocząć proces budżetowania dla projektu, to pierwszym krokiem jest aktywacja tej funkcji. Możesz to zrobić za pomocą przełącznika znajdującego się w zakładce Budżet w oknie edycji projektu. Po wprowadzeniu budżetowania projekt staje się bardziej uporządkowanym i zoptymalizowanym przedsięwzięciem.

Następnie możesz przypisać odpowiednie kompetencje do użytkowników w polu Uczestnicy projektu . Aby to zrobić, wystarczy kliknąć na przycisk + Dodaj kompetencję. Dzięki temu zadania w projekcie będą przypisane do osób z odpowiednimi umiejętnościami, co zwiększa precyzję i efektywność procesu budżetowania.

Budżet zadania projektowego

Po aktywowaniu budżetowania w projekcie możesz przejść do budżetowania poszczególnych zadań z projektu. Wprowadzanie budżetu i dokładne rozliczanie czasu oraz kosztów jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania projektami. Dzięki tym działaniom, możesz mieć pełną kontrolę nad finansami projektu i będziesz w stanie podejmować właściwe decyzje dotyczące jego dalszego przebiegu.

Wprowadź wycenę

Rozpocznij od stworzenia wyceny dla zadania. To kluczowy krok, który umożliwia oszacowanie kosztów związanych z danym zadaniem. Przejdź do zakładki Budżet w zadaniu projektowym i kliknij , wybierz kompetencję, wprowadź szacunkowy czas na jego wykonanie i wciśnij .

Dodaj uczestników i dokonaj rozliczenia wyceny

Przypisz odpowiednich uczestników do zadania, którzy będą zaangażowani w jego realizację i w polu Rozliczenie kliknij ikonkę , aby wprowadzić informacje dotyczące rzeczywistego czasu wykonania zadania. W tym celu wybierz uczestnika zadania klikając na awatar oraz rodzaj kompetencji. Wprowadź zgłoszony czas pracy i kliknij . Dzięki temu dokładnie rozliczysz koszty pracy każdego uczestnika oraz precyzyjnie zaplanujesz przyszłe projekty, bazując na rzeczywistych danych oraz wydajności zespołu.

Wybierz typ rozliczenia

W trakcie tworzenia rozliczenia masz możliwość wyboru, jak chciałbyś przeliczyć koszt pracy uczestnika. Klikając w ikonkę Typ możesz wybrać jedną z opcji: dzień roboczy, nadgodziny, dzień wolny, które są przeliczane na podstawie mnożników przypisanych w ustawieniach lub opcję gratis, która oznacza brak kosztów zewnętrznych w rozliczeniu. Pozwala to na dostosowanie sposobu rozliczenia do konkretnych okoliczności w projekcie, dając większą elastyczność w zarządzaniu kosztami.

Widok dla budżetowania

Dla każdego projektu w systemie, któremu został przypisany budżet, dostępny jest specjalny widok Budżetowanie . Znajdziesz na nim tabelę z danymi finansowymi, które dotyczą projektu i jego poszczególnych zadań. Pozwala na dokładne śledzenie kosztów oraz szczegółowe analizowanie wydatków związanych z każdym zadaniem w projekcie.

W tabeli znajdziesz pozycje dotyczące szczegółowych wyliczeń pozwalających zarządzać budżetem projektu w bardziej precyzyjny sposób:

• tytuł zadania, który jest jednocześnie aktywnym linkiem,
• kompetencje,
• wycena – czas, czyli pole określające szacunkowy czas przeznaczony na wykonanie zadania,
• wycena – koszt wewnętrzny,
• wycena – koszt zewnętrzny
• rozliczenie – czas, czyli pole wskazujące rzeczywisty czas poświęcony zadaniu,
• rozliczenie – koszt wewnętrzny,
• rozliczenie – koszt zewnętrzny,
• % wykorzystania, czyli pole pokazujące w procentowy sposób wykorzystanie zasobów budżetu.