System CRM / Pomoc / Konfiguracja systemu Tillio - krok po kroku
Konfiguracja systemu - krok po kroku
0 / 0 ukończonych kroków
Niezły start!
Czas na kolejny krok.
Super Ci idzie.
Lećmy dalej!
Spis treści
Spis treści:
1. Klucz do szybkiej i łatwej konfiguracji
Zanim zalogujesz się do Tillio po raz pierwszy, zbierzmy w jednym miejscu kilka informacji. Dzięki temu późniejsza konfiguracja pójdzie gładko i zajmie dosłownie kilka minut.
Co przygotować?
  • Podstawowe dane firmy
    Będą potrzebne, aby system np. poprawnie wystawiał dokumenty lub wstawiał stopki w mailach. Zbierz w jednym miejscu: pełną nazwę, NIP, adres, stronę www i walutę, w jakiej się rozliczasz (np. PLN).
  • Logo i ikonka firmy
    Przygotuj pliki graficzne, aby Tillio od razu wyglądało "Wasze".
    • Logo 240x80 px pojawi się w głównym widoku.
    • Favicon 128x128 px to ta mała ikonka, którą widzisz na karcie w przeglądarce.
    Nie masz grafik w tym rozmiarze?
    Żaden problem. Użyj dowolnego darmowego narzędzia online, np. Canva lub wyszukaj w Google zmiana rozmiaru zdjęcia online, aby szybko je dopasować.
  • Lista pracowników do dodania
    Wystarczy prosta tabelka w Excelu lub Arkuszu Google. Przygotuj dla każdej osoby: Imię, Nazwisko, Służbowy e-mail. E-mail będzie loginem do systemu. Możesz skorzystać z naszego wzoru arkusza
  • Dane do skrzynek e-mail
    Spisz adresy, które mają działać w Tillio (np. biuro@..., jan.kowalski@...). W kroku 6. będziemy je podłączać. Przygotuj sobie:
    • Listę adresów e-mail do podłączenia.
    • Jeśli korzystasz z hostingu poczty innego niż Gmail lub Microsoft 365, możesz potrzebować danych serwera (IMAP/SMTP). Zapytaj o nie swojego dostawcę lub informatyka.
  • Pomysł na politykę bezpieczeństwa
    Zastanów się przez chwilę:
    • Czy logowanie ma być dodatkowo zabezpieczone kodem z telefonu (tzw. 2FA)? Zalecamy!
    • Po ilu nieudanych próbach logowania konto ma być tymczasowo blokowane? (np. po 5 próbach)
  • Jakie informacje o klientach zbieracie?
    Pomyśl, jakie dane są dla Ciebie kluczowe. Oprócz standardowych (nazwa, e-mail), może to być np. "Kolor auta prezesa", "Numer klienta" czy "Źródło pozyskania". Wypisz je – później dodamy je do systemu jako tzw. pola niestandardowe.
    Wskazówka
    Przygotuj te informacje w notatniku lub w pliku tekstowym. Będziesz je mieć pod ręką i pójdzie znacznie szybciej.
2. Witamy w Tillio! Rozgość się
Czas na pierwsze spotkanie z systemem. Nie przejmuj się mnogością opcji – na razie celem jest tylko swobodne rozejrzenie się po najważniejszych miejscach. Zaloguj się, używając danych, które otrzymałeś w mailu powitalnym.
Po zalogowaniu poświęć 2-3 minuty, aby przeklikać się przez główne zakładki w menu po lewej stronie. Zobacz, co kryje się pod nazwami:
  • Pierwsze zapoznanie z Tillio
    Po zalogowaniu poświęć 2-3 minuty, aby przeklikać się przez główne zakładki w menu po lewej stronie. Zobacz, co kryje się pod nazwami:
    • Pulpit - Twój osobisty ekran startowy z najważniejszymi informacjami.
    • CRM - Tutaj będzie serce Twojej pracy: baza kontrahentów, kontaktów i szans sprzedaży.
    • Zadania - Lista spraw do załatwienia, Twoich i Twojego zespołu.
    • Poczta - Zintegrowana skrzynka e-mail, którą podłączymy później.
    • System - Tutaj znajdziesz wszystkie ustawienia administracyjne, do których będziemy zaraz zaglądać.
    Cel osiągnięty, gdy:
    Czujesz się na tyle swobodnie, że wiesz, gdzie mniej więcej szukać listy klientów, a gdzie zadań na dziś.
3. Ustaw dane firmowe i wygląd aplikacji
Sprawmy, by Tillio wyglądało jak narzędzie Twojej firmy i działało zgodnie z jej rytmem. Uzupełnimy teraz kluczowe dane, wgramy logo i ustawimy godziny pracy. Większość tych opcji znajdziesz w jednym miejscu.
  1. W menu po lewej stronie kliknij w System, a następnie Ustawienia. To będzie nasze centrum dowodzenia.
  2. W zakładce "Aplikacja-Ogólne" znajdź sekcję "Godziny pracy". Ustaw, w jakich godzinach firma pracuje. To ważne, bo system będzie na tej podstawie np. sugerował terminy wykonania zadań.
  3. W tej samej zakładce odszukaj "Dni wolne od pracy". Dodaj dni świąteczne i inne dni wolne w Twojej firmie. Dzięki temu, jeśli termin zadania wypadnie w taki dzień, system inteligentnie przesunie go na kolejny dzień roboczy (jeśli włączysz taką opcję).
  4. Teraz przejdź do zakładki "Dane firmowe" i uzupełnij ją informacjami ze swojej ściągawki (nazwa, NIP, adres itd.).
  5. Na koniec wejdź w zakładkę "Wygląd". Użyj przycisków, aby wgrać przygotowane wcześniej pliki logo i favicon.
  6. Zapisz zmiany. Odśwież stronę – Twoje logo powinno być już widoczne!
  • Godziny pracy firmy są ustawione.
  • Dni wolne i świąteczne zostały dodane.
  • Dane Twojej firmy zostały wpisane.
  • Logo i favicon wyświetlają się poprawnie.
4. Stwórz konta dla swojego zespołu
Teraz czas zaprosić do Tillio Twoich współpracowników. Dla każdej osoby z listy, którą przygotowałeś wcześniej, utworzymy teraz konto w systemie.
  1. W menu po lewej stronie kliknij w System, a następnie Użytkownicy. W tym miejscu stworzysz swoją bazę użytkowników.
  2. Kliknij ikonkę + i dodaj nowego użytkownika. Pojawi się prosty formularz.
  3. Wpisz imię, nazwisko, służbowy adres e-mail oraz ustaw hasło startowe dla pracownika.
  4. Ważne: System automatycznie wymusi na pracowniku zmianę tego hasła przy jego pierwszym logowaniu. To dla bezpieczeństwa.
  5. Wybierz rolę. Rola to zestaw uprawnień – czyli informacja, co dana osoba może robić w systemie. Na początek przypisz rolę "Użytkownik". Dla siebie zostaw "Administratora".
Rolami możesz zarządzać wchodząc w System → Ustawienia → Użytkownicy → Role. Tam możesz szczegółowo zdefiniować uprawnienia dla każdej z ról. Zobacz wideo o zarządzaniu rolami
Czym są role i działy?
To proste:
  • Rola mówi, CO ktoś może robić (np. tylko przeglądać dane, czy też je edytować i usuwać)
  • Dział (np. Dział Sprzedaży) pozwala lepiej zarządzać funkcją lidera, szybko przydzielać zadania odpowiednim osobom i sprawniej zarządzać całą organizacją.
  • Wszyscy pracownicy mają już swoje konta w systemie.
  • Każdy ma przypisaną podstawową rolę "Użytkownik".
5. Zadbaj o bezpieczeństwo danych
Twoje dane w CRM są cenne. Zabezpieczmy je dodatkowo. To jak montowanie dodatkowego zamka w drzwiach – proste, a daje spokój.
  1. Wejdź w System → Ustawienia i przejdź do zakładki "Bezpieczeństwo".
  2. Ustaw Liczbę prób logowania. Możesz określić, po ilu nieudanych próbach podania hasła, konto użytkownika zostanie tymczasowo zablokowane (np. na 15 minut). To chroni przed próbami automatycznego odgadywania haseł.
  3. Teraz przejdź do zakładki "Weryfikacja dwuetapowa". Włącz tę opcję (przynajmniej dla administratorów). Jest to dodatkowy kod zabezpieczający (z aplikacji, SMS-a lub wiadomości e-mail - w zależności od tego, którą opcję wybierzesz), który trzeba podać przy logowaniu. To dziś standard, który bardzo utrudnia włamanie na konto.
  • Limit nieudanych prób logowania jest ustawiony.
  • Weryfikacja dwuetapowa (2FA) jest włączona, przynajmniej dla Administratorów.
6. Podłącz swoją skrzynkę e-mail
Zintegrujmy Twoją pocztę z Tillio. Dzięki temu cała korespondencja z klientami będzie widoczna bezpośrednio na ich kartach w CRM. Koniec z przełączaniem się między programami!
  1. Przejdź do modułu Poczta, klikając na jego ikonę w menu po lewej stronie.
  2. Następnie wybierz opcję "Skonfiguruj samodzielnie".
  3. Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie. Dla popularnych dostawców proces jest bardzo prosty:
    • Gmail: Po prostu zaloguj się na swoje konto Google.
    • Microsoft 365: Zaloguj się na swoje konto Microsoft.
    • Inne (IMAP/SMTP): Wpisz dane serwera, które masz na swojej ściągawce.
  4. Po chwili Twoje maile powinny zacząć się wczytywać. Wyślij testowego maila, aby upewnić się, że wszystko działa.
  • Twoja osobista skrzynka jest podłączona.
  • Możesz wysyłać i odbierać e-maile bezpośrednio z Tillio.
  • (Opcjonalnie) Ustaw globalną stopkę e-mail.
    Wejdź w System → Ustawienia → Moduły → Poczta → Ustawienia → Konfiguracja stopki email. Możesz tu stworzyć jednolity wzór stopki dla całej firmy, używając specjalnych kodów (np. na imię, stanowisko), które system sam uzupełni danymi pracownika.
7. Dopasuj system do swoich potrzeb
Każda firma jest inna. Być może potrzebujesz w CRM dodawać informacje, na które brakuje standardowego pola. Nic prostszego! Dodamy teraz tzw. "pola niestandardowe".
Pomyśl o tym jak o dodawaniu nowych kolumn w Excelu. Chcesz notować "Kolor auta prezesa" albo "Numer klienta w starym systemie"? Stwórzmy na to specjalne pola.
  1. Najedź kursorem na przycisk "+" w prawym górnym rogu i wybierz "Dodaj kontrahenta" (lub użyj skrótu Ctrl + Alt + K).
  2. W okienku, które się pojawi, kliknij w ikonę trybiku (Ustawienia) w jego prawym górnym rogu.
  3. Zobaczysz listę istniejących pól. Kliknij "Dodaj pole niestandardowe".
  4. Nazwij pole (np. "Kolor auta prezesa").
  5. Wybierz typ pola. Masz wiele opcji: "Tekst" na krótkie notatki, "Liczba", "Data", a także "Lista wyboru" (jeśli chcesz mieć gotowe opcje do kliknięcia).
  6. Jeśli wybrałeś listę, dodaj do niej wartości (np. "Czerwony", "Czarny", "Srebrny"). Możesz nawet nadać im kolory, aby były lepiej widoczne.
  7. Zaznacz, czy pole ma być obowiązkowe do wypełnienia oraz czy ma być od razu widoczne w oknie dodawania.
  8. Zapisz. Gotowe! Twoje nowe pole jest już dostępne na karcie kontrahenta.
Pamiętaj, że w Tillio wiele rzeczy można zrobić na kilka sposobów. Powyżej pokazaliśmy najszybszą metodę. Zobacz na wideo, jak dodać pola niestandardowe, będąc na liście kontrahentów.
  • Wiesz już, jak dodawać własne pola do systemu.
  • Dodałeś przynajmniej jedno testowe pole (np. "Kolor auta prezesa" na karcie kontrahenta).
8. Sprawdźmy, czy wszystko działa
Teoria za nami, czas na szybki test praktyczny. Przejdźmy razem przez typowy scenariusz, aby upewnić się, że podstawowe funkcje działają jak należy. Odhaczaj kolejne punkty.
  • Dodaj nowego kontrahenta
    Wejdź w moduł CRM i dodaj nową firmę, wypełniając podstawowe dane. Sprawdź, czy Twoje pole niestandardowe (np. "Kolor auta prezesa") jest widoczne.
  • Dodaj osobę kontaktową
    Na karcie nowo dodanej firmy, dodaj osobę kontaktową (np. Jan Kowalski).
  • Zanotuj rozmowę
    Na karcie kontrahenta dodaj krótką notatkę, np. "Rozmowa telefoniczna z Janem Kowalskim, zainteresowany ofertą X".
  • Utwórz szansę sprzedaży
    Stwórz dla tej firmy nową szansę sprzedaży, np. o nazwie "Wdrożenie systemu" i określ jej wartość.
  • Zaplanuj zadanie
    Na koniec, utwórz dla siebie zadanie z terminem na jutro: "Przygotować ofertę dla firmy X".
Pamiętaj, że na tym etapie wykonujemy wszystkie te czynności ręcznie. Robimy to celowo, abyś dokładnie zrozumiał, skąd co się bierze i jak działają podstawowe mechanizmy systemu. Kiedy już poczujesz się swobodnie, wiele z tych kroków będziemy mogli zautomatyzować i znacznie przyspieszyć.
Kryteria gotowości
Udało Ci się bez problemu przejść przez wszystkie powyższe punkty. Dane zapisały się poprawnie, a Ty czujesz, że rozumiesz podstawowy obieg informacji w systemie.
9. Chcesz wiedzieć więcej?
Ten przewodnik to solidny start, ale możliwości Tillio są znacznie większe. Jeśli chcesz zgłębić konkretne funkcje, zobaczyć zaawansowane porady lub po prostu szukasz inspiracji, zapraszamy na nasz kanał na YouTube.
Regularnie publikujemy tam nowe poradniki wideo, które pomogą Ci wycisnąć z systemu jeszcze więcej.
10. Co dalej? Odkryj pełnię możliwości
Gratulacje! Właśnie skonfigurowałeś i przetestowałeś rdzeń swojego nowego systemu CRM. To solidny fundament. Gdy już poczujesz się pewnie z podstawami, oto co warto odkryć w następnej kolejności (spokojnie, mamy od tego szczegółowe instrukcje na naszym kanale YouTube!):
  • Praca na kontrahencie
    Zapoznaj się z podstawami systemu CRM.
    Zobacz playlistę
  • Lejki sprzedaży
    Zmapuj etapy swojego procesu handlowego.
    Zobacz playlistę
  • Poznaj zadania
    Zapoznaj się z podstawową pracą na zadaniach.
    Zobacz playlistę
  • Poznaj kreator dokumentów
    Skonfiguruj swoje dokumenty i oferty aby generować je automatycznie.
    Zobacz playlistę
  • Automatyzacje
    Naucz system, by wykonywał za Ciebie proste czynności.
  • Pulpity
    Stwórz własne pulpity z kluczowymi wskaźnikami.
To są tematy na kolejny etap. Na razie ciesz się dobrze skonfigurowanym narzędziem!