Przy planowaniu projektu ważne jest, aby zdefiniować cel i odpowiednio rozplanować etapy jego realizacji. Dzięki temu zespół projektowy będzie miał jasno określony plan działania i łatwiej osiągnie wyznaczone cele. W Tillio możesz podzielić działania w projekcie na zadania i podzadania. W ten sposób ułatwisz jego realizację i w sprawny sposób oddelegujesz obowiązki innym współpracownikom.
Wykorzystując funkcje takie jak zależności, kamienie milowe, zatwierdzanie czy podzadania, możesz dokładnie kontrolować postęp prac i monitorować, czy projekt jest zgodny z Twoimi oczekiwaniami. Ponadto, dzięki temu łatwiej wyłapiesz błędy i zaplanujesz kroki, aby zwiększyć efektywność pracy na przyszłość.
Dodawaj podzadania
Kiedy w Twoim projekcie zaczną tworzyć się co raz bardziej rozbudowane zadania - skorzystaj z funkcji podzadań. W ten sposób podzielisz zadanie projektowe na mniejsze części, które możesz przypisać do konkretnych członków zespołu projektowego. Takie działanie pozwoli na sprawniejsze zarządzanie pracą i dokładniejsze koordynowanie działań.
Podzadania to mniejsze zadania powiązane z zadaniem głównym, w których możesz modyfikować te same elementy. Aby dodać podzadanie możesz wykorzystać dwa sposoby:
- Dodaj je bezpośrednio w oknie edycji zadania projektowego,
- Dodaj je z poziomu listy wszystkich zadań.
- Aby dodać podzadanie z poziomu listy zadań, upewnij się, że zadanie główne posiada już co najmniej jedno podzadanie. Wtedy pod ostatnim podzadaniem na widoku zauważysz pole +Dodaj, które pozwoli na dodanie kolejnego podzadania w sposób analogiczny do dodawania zadań.
- Po archiwizacji podzadania zostaje ono przekształcone w zadanie i znajdziesz je za pomocą fltra Archiwalne zadania w projekcie.
Zatwierdzaj zadania projektowe
Jeżeli chcesz skutecznie zarządzać zadaniami w projekcie, warto skorzystać z zatwierdzania zadań. Dzięki temu możesz śledzić postępy prac i mieć pełną kontrolę nad ich realizacją.
Aby dodać zatwierdzenie do zadania, kliknij w ikonkę Wymagaj zatwierdzania . Znajdziesz ją w prawym górnym rogu okna zadania obok ikonki .
W projekcie każdy uczestnik ma możliwość pełnienia roli osoby zatwierdzającej zadanie, a zatwierdzających może być kilku. Każda z upoważnionych osób ma prawo zmienić status zadania na:
- Zatwierdzono – zadanie zostanie w pełni uznane za wykonane. Jeśli w zadaniu uczestniczyły osoby, które jeszcze go nie ukończyły, system automatycznie zmieni ich status na Wykonane.
- Wymaga zmiany - po wybraniu tej opcji zadanie zostanie uznane za wymagające poprawek. Jeśli w zadaniu uczestniczyły osoby, które je ukończyły, ich status zostanie zmieniony na Niewykonane.
- Odrzucono – zadanie zostanie uznane jako niezaakceptowane, do całkowitej zmiany i tak samo jak w przypadku Wymaga zmiany, status uczestników zmieni się na Niewykonane.
Dodatkowo w każdej chwili możesz dodać nowe osoby zatwierdzające lub zastąpić obecnie wybrane, a także wyłączyć funkcję zatwierdzenia. Wystarczy, że klikniesz na ikonkę i wybierzesz opcję Edytuj osoby zatwierdzające lub Nie wymagaj zatwierdzenia. Taki system zatwierdzania zadań pozwala na jasną komunikację między użytkownikami i umożliwia szybką poprawę jakości wykonanej pracy.
Twórz zależności
Tworzenie zależności dla zadań umożliwia szybkie i skuteczne realizowanie projektów, zapobiegając sytuacjom, w których wiele zadań jest wykonywanych jednocześnie, co może prowadzić do nieporozumień i opóźnień.
Masz możliwość tworzenia łańcuchów zadań, które muszą być wykonane w określonej kolejności. Pozwala to na łatwe śledzenie postępu prac i zależności między zadaniami, dzięki czemu od razu zauważysz, które zadania oczekują na wykonanie, a które z nich powinny zostać wykonane w dalszym etapie.
Możliwość modyfikacji zależności między zadaniami jest dostępna zarówno z poziomu listy zadań, jak i z okna edycji zadania. Wystarczy, że klikniesz w pole Zależności i wpiszesz tytuł zadania, z którym chcesz utworzyć powiązanie.
- Ikona Blokowane przez - po kliknięciu na nią zobaczysz listę zadań, które są blokującymi, czyli muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności, aby móc rozpocząć pracę i edytować status zadania, które aktualnie przeglądasz.
- Ikona Blokuje po kliknięciu na nią zobaczysz listę zadań, które są zależne od zadania, nad którym aktualnie pracujesz, a więc musisz najpierw zakończyć pracę nad nim, aby móc przystąpić do wykonania zadań zależnych.
- W każdej chwili możesz zmienić kierunek powiązania zadań i zrobić z zadania zależnego – zadanie blokujące.
- Jeśli zarchiwizujesz zadanie, które miało przypisane zależności, to zostaną one automatycznie usunięte z zadania.
- W przypadku, gdy zależność pomiędzy zadaniami zostanie wykonana – ikony zmienią kolor na szary, sugerując, ze jest nieaktywna.
Kamienie milowe w projekcie
Kamienie milowe to ważne etapy lub pośrednie cele w projekcie, które pozwalają na monitorowanie postępu pracy. Są one zwykle związane z terminami i określonymi wynikami, które powinny zostać osiągnięte na danym etapie projektu. Dodatkowo umożliwiają lepszą organizację pracy i planowanie działań, dzięki czemu projekt może być sprawniej realizowany oraz zgodnie z wymaganiami klienta.
Dodawanie kamienia milowego
Aby dodać nowy kamień milowy w projekcie, naciśnij ikonkę , którą znajdziesz w prawym górnym rogu na wszystkich widokach dla zadań projektowych, a następnie w ikonkę w oknie podglądu wszystkich kamieni milowych. Wprowadź nazwę, opis i termin wykonania, a gotowy kamień zapisz poprzez kliknięcie w ikonkę .
Gdy już zapiszesz kamień milowy, możesz w każdej chwili go edytować lub usunąć. Aby to zrobić, kliknij ikonkę , która znajduje się w prawym górnym rogu pola z interesującym Cię kamieniem milowym. Następnie pojawi się lista, w której możesz wybrać opcję edycji lub usunięcia wybranego elementu.
Priorytet i pasek postępu dla kamieni milowych
Możesz łatwo ustawić priorytet dla kamieni milowych. Wybierz odpowiedni kamień, a następnie chwyć ikonkę , która pojawi się przy jego nazwie. Przeciągnij kamień milowy i ustaw go w kolejności, która odpowiada Twoim potrzebom.
Dostępny na liście kamieni milowych pasek postępu pozwoli Ci na bieżąco monitorować postęp prac nad zadaniami przypisanymi do wybranego kamienia. Zobaczysz tam procent wykonania każdego kamienia milowego oraz liczbę zadań zrealizowanych w jego ramach.
Kamienie milowe z poziomu edycji zadania
Wszystkie kamienie milowe, które utworzyłeś w projekcie, możesz przypisywać do poszczególnych zadań. W tym celu otwórz to, które Cię interesuje i kliknij w pole Kamień milowy i wybierz ten, który Cię interesuje, a zostanie przypisany do zadania.
W każdej chwili możesz zmienić wybrany kamień milowy na inny lub całkowicie usunąć go z zadania. Wystarczy, że ponownie otworzysz listę dostępnych kamieni i klikniesz w inny, który Cię interesuje lub naciśniesz ikonę , która znajduje się w lewym górnym rogu listy, aby usunąć kamień.
Ponadto z poziomu edycji zadania możesz także utworzyć nowy kamień milowy, który chcesz przypisać do danego zadania. Aby to zrobić, kliknij na pole Kamień milowy , a następnie +Dodaj kamień milowy do projektu. Kamień utworzony w ten sposób zostanie automatycznie przypisany do zadania.
