1. Automatyzacje workflow czyli koniec z powtarzalnymi czynnościami

Firmy usługowe bardzo często wykonują te same czynności każdego dnia: przyjmują zapytania, przypisują je do odpowiednich osób, odpowiadają klientom, wysyłają potwierdzenia czy pilnują terminów realizacji. Te działania są powtarzalne, a mimo to pochłaniają ogrom czasu. Tillio CRM rozwiązuje ten problem dzięki automatyzacjom.

W praktyce oznacza to, że raz ustawiony proces działa samodzielnie. Jeśli na przykład klient wypełni formularz na stronie internetowej, system automatycznie tworzy szansę sprzedaży, przypisuje ją do odpowiedniego handlowca i wysyła klientowi powitalną wiadomość. Pracownik nie musi już ręcznie wprowadzać danych ani pilnować, kto ma się sprawą zająć.

Dzięki temu zespół nie marnuje energii na klikanie i przepisywanie informacji, a może skupić się na tym, co najważniejsze obsłudze klientów i realizacji usług.

💡 Tillio TIP: Zacznij od prostych automatyzacji, np. przypisywania zadań po otrzymaniu maila od klienta. Zobaczysz, jak szybko zespół odczuje ulgę.

2. Integracja poczty przechowuj wszystkie rozmowy w jednym miejscu

E-mail to wciąż podstawowe narzędzie komunikacji w firmach usługowych. Problem pojawia się wtedy, gdy każdy pracownik prowadzi swoją skrzynkę, a ważne ustalenia rozpraszają się w dziesiątkach wątków. W efekcie trudno odtworzyć całą historię współpracy z klientem.

W Tillio CRM poczta jest w pełni zintegrowana z systemem. Każdy mail od razu przypisywany jest do odpowiedniego klienta i jego karty. Z wiadomości jednym kliknięciem można utworzyć zadanie, a cała komunikacja zespołu znajduje się w jednym miejscu.

Dzięki temu obsługa klienta jest szybsza i bardziej spójna. Pracownicy nie muszą przeszukiwać skrzynek w poszukiwaniu informacji, a klient nie musi powtarzać po raz kolejny tego, co już ustalił z inną osobą z zespołu.

💡 Tillio TIP: Jeśli korzystasz z wielu skrzynek firmowych, połącz je w Tillio CRM. System pokaże wszystkie wiadomości w jednym widoku, co znacznie przyspieszy pracę.

3. Zadania i przypomnienia to porządek w codziennej pracy

Codzienność firm usługowych to realizacja wielu projektów i kontaktów naraz. Bez jasnego systemu zarządzania zadaniami szybko pojawia się chaos: nikt nie wie, kto odpowiada za dane zlecenie, a ważne sprawy giną w natłoku korespondencji.

W Tillio CRM każde zadanie ma swojego właściciela, termin realizacji oraz powiązanie z klientem, projektem lub szansą sprzedaży. To oznacza, że każda sprawa ma jasny status, a zespół dokładnie wie, kto i kiedy ma się nią zająć.

Przypomnienia pomagają pilnować terminów i zapobiegają sytuacjom, w których klient czeka zbyt długo na odpowiedź. Dzięki temu firma staje się bardziej przewidywalna, a klienci czują się profesjonalnie obsłużeni.

💡 Tillio TIP: Wprowadź prostą zasadę: każdy mail wymagający działania zamieniamy w zadanie. Już po kilku dniach zauważysz, że liczba „zagubionych” spraw drastycznie spadła.

4. Generator dokumentów oferty i umowy w minutę

Tworzenie dokumentów to jeden z najbardziej czasochłonnych procesów w firmach usługowych. Przygotowanie oferty czy umowy zwykle wymaga kopiowania danych, dopasowywania treści i sprawdzania szczegółów. To praca powtarzalna, a każda pomyłka może kosztować utratę klienta.

Tillio CRM eliminuje te problemy. Wystarczy wybrać produkty lub usługi z katalogu, a system sam wygeneruje kompletną ofertę czy umowę. Dane klienta zostają automatycznie uzupełnione, a dokument jest gotowy w kilka minut.

Dodatkowo użytkownik otrzymuje powiadomienie, gdy klient otworzy plik. Można też sprawdzić, które strony przyciągnęły jego największą uwagę. To cenna informacja dla sprzedawcy, który wie, co najbardziej interesuje odbiorcę.

💡 Tillio TIP: Wgraj swoje własne szablony Word, Excel czy PowerPoint. Tillio CRM wypełni je danymi i zachowa branding Twojej firmy.

5. Dashboardy czyli pełen obraz sytuacji w firmie

Bez bieżącej wiedzy o tym, co dzieje się w firmie, trudno podejmować trafne decyzje. W firmach usługowych zarząd i menedżerowie muszą wiedzieć, na jakim etapie są projekty, które zadania się opóźniają i jakie wyniki osiąga sprzedaż.

Tillio CRM daje możliwość tworzenia własnych dashboardów czyli pulpitów menedżerskich. Każdy użytkownik widzi na nich najważniejsze wskaźniki w formie wykresów, tabel czy rankingów. Można śledzić postęp realizacji zadań, wartość sprzedanych usług, a także powody, dla których klienci rezygnują ze współpracy.

Dzięki temu menedżerowie podejmują decyzje szybciej, a pracownicy wiedzą, które zadania mają priorytet. Dashboardy stają się centrum dowodzenia całej firmy.

💡 Tillio TIP: Przygotuj osobny dashboard dla zarządu i osobny dla zespołu operacyjnego. Każdy będzie widział to, co jest dla niego najważniejsze.

Podsumowanie - TOP 5 funkcji Tillio CRM

Czas to najcenniejszy zasób w firmach usługowych. Tillio CRM pozwala go odzyskać dzięki automatyzacjom, integracji poczty, zadaniom, generatorowi dokumentów i dashboardom. Każda z tych funkcji eliminuje chaos i pozwala zespołowi pracować w bardziej uporządkowany sposób.

Jeśli Twoja firma wciąż opiera się na mailach i ręcznej pracy, już dziś możesz zobaczyć różnicę. Wystarczy, że wdrożysz jeden z opisanych procesów, a od razu poczujesz, ile czasu oszczędzasz.