Codzienna praca w firmie usługowej lub w sektorze MŚP często oznacza żonglowanie wieloma zadaniami naraz: obsługa klientów, przygotowywanie ofert, spotkania, projekty wewnętrzne, a do tego niekończąca się wymiana maili. Bez dobrze dobranego narzędzia łatwo o chaos.

• Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się przenieść zarządzanie zadaniami do CRM.

To właśnie system CRM staje się centrum dowodzenia nie tylko dla sprzedaży, ale także dla codziennej organizacji pracy całego zespołu.

Dlaczego zarządzanie zadaniami w CRM jest tak ważne?

Firmy usługowe i MŚP na co dzień mierzą się z wieloma równoległymi zadaniami: obsługa klientów, tworzenie ofert, projekty wewnętrzne czy komunikacja w zespole. Wiele z nich wciąż korzysta z karteczek, maili i plików Excel, co szybko prowadzi do chaosu.

CRM eliminuje ten problem, centralizując wszystkie zadania w jednym miejscu. To oznacza, że każde zadanie jest powiązane z klientem, projektem lub szansą sprzedażową. Nie ma ryzyka, że coś umknie, a praca całego zespołu staje się przejrzysta.

Główne korzyści zarządzania zadaniami w CRM

1. Wszystko w jednym miejscu

Największą zaletą przeniesienia zadań do CRM jest centralizacja. W tradycyjnym modelu część obowiązków zapisujesz w kalendarzu, inne w Excelu, a reszta ginie w mailach lub notatkach. W efekcie trudno nad tym wszystkim zapanować.

W Tillio CRM każde zadanie jest powiązane z konkretnym klientem, projektem lub szansą sprzedażową. Dzięki temu masz pełen obraz sytuacji od pierwszego kontaktu, przez wymianę wiadomości, aż po realizację usługi.

W jednym miejscu gromadzisz całą historię działań, co eliminuje ryzyko pominięcia ważnych szczegółów i pozwala pracować szybciej i bardziej efektywnie.

2. Lepsza współpraca w zespole

Efektywne zarządzanie zadaniami w CRM przekłada się bezpośrednio na lepszą komunikację w firmie. W Tillio CRM możesz delegować zadania poszczególnym członkom zespołu, dodawać komentarze i załączniki, a także ustalać priorytety. Każdy użytkownik widzi dokładnie, co należy zrobić i w jakim terminie. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której pracownicy wysyłają do siebie wielokrotnie te same maile albo powielają obowiązki.

Wspólny widok zadań w CRM sprawia, że zespół działa jak dobrze zgrana maszyna każdy zna swoją rolę i wie, na jakim etapie są inni. To ogromne wsparcie zarówno w małych firmach usługowych, jak i w większych organizacjach, gdzie współpraca wielu osób bywa wyzwaniem.

3. Przypomnienia i terminy

Jednym z najczęstszych powodów opóźnień w realizacji projektów jest zwykłe zapomnienie o zadaniu. CRM rozwiązuje ten problem dzięki automatycznym powiadomieniom i przypomnieniom. W Tillio CRM możesz ustawić termin wykonania każdego zadania, a system sam przypomni Ci o zbliżającym się deadlinie.

To szczególnie ważne w obsłudze klientów, kiedy liczy się punktualne wysłanie oferty, oddzwonienie we wskazanym terminie czy przygotowanie dokumentu na spotkanie.

Automatyczne przypomnienia w CRM pozwalają uniknąć stresu i pokazują klientowi, że Twoja firma działa profesjonalnie i zawsze dotrzymuje słowa.

4. Kontrola menadżerska

Dobrze wdrożone zarządzanie zadaniami w CRM daje menadżerom i właścicielom firm pełną kontrolę nad pracą zespołu. Zamiast dopytywać pracowników, na jakim etapie są projekty, wystarczy otworzyć panel CRM.

W Tillio CRM menadżer widzi, kto nad czym pracuje, które zadania są już wykonane, a które wymagają pilnej uwagi.

System pozwala też szybko wykryć opóźnienia i równomiernie rozdzielać obciążenie między członków zespołu. To nie tylko oszczędność czasu, ale również narzędzie do lepszego zarządzania zasobami i budowania kultury odpowiedzialności. Dzięki temu liderzy mogą skupić się na rozwoju firmy i planowaniu strategicznych działań, zamiast ręcznie śledzić każdy detal pracy zespołu.

Widoki zadań w Tillio CRM dopasuj system do swojego stylu pracy

Nowoczesny CRM powinien dawać elastyczność. Dlatego w Tillio CRM masz do wyboru cztery widoki zadań, które pozwalają pracować w taki sposób, jaki najbardziej pasuje Twojemu zespołowi.

Tablice Kanban czyli pełna kontrola nad procesem

Tablice Kanban to wizualny sposób zarządzania zadaniami. Każde zadanie jest przedstawione jako karta, którą przeciągasz między kolumnami.

W Tillio CRM możesz korzystać z gotowych szablonów tablic Kanban, które pozwalają szybko rozpocząć pracę bez konieczności projektowania procesu od zera.

Dodatkowo system pozwala na tworzenie statusów dopasowanych do Twojej firmy.

Przykładowe etapy w szablonach tablic Kanban Tillio CRM to:

• Niewykonane
• W trakcie
• Weryfikowane
• Wstrzymane
• Rozwojowe
• Porzucone
• Wykonane

Dzięki takiemu podejściu od razu wiesz, na jakim etapie znajduje się każde zadanie, a cały zespół pracuje w przejrzystym układzie.

Widok tabeli dla miłośników Excela

Niektórzy użytkownicy najlepiej odnajdują się w klasycznych zestawieniach. Dla nich Tillio CRM oferuje widok tabeli przejrzystą listę wszystkich zadań z możliwością filtrowania, sortowania i grupowania danych.

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, jeśli do tej pory zarządzałeś projektami w Excelu i chcesz zachować podobną logikę pracy, ale jednocześnie korzystać z zaawansowanych funkcji systemu CRM.

W widoku tabeli możesz:

• filtrować zadania po terminie, priorytecie czy przypisanej osobie,
• grupować obowiązki według projektów, klientów lub statusów,
• sortować listę po dowolnym polu, np. najbliższych deadline’ach,
• szybko eksportować dane do raportów i analiz.

Dzięki temu masz poczucie kontroli i pełny obraz pracy zespołu tak jak w Excelu, ale z dodatkowymi możliwościami integracji i automatyzacji, które daje CRM.

Widok kalendarza planowanie w czasie rzeczywistym

Dla osób, które myślą w kategoriach czasu i terminów, widok kalendarza w Tillio CRM jest najbardziej intuicyjnym rozwiązaniem. Zadania są ułożone w układzie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym, co ułatwia szybkie planowanie i koordynację pracy.

Widok kalendarza szczególnie dobrze sprawdza się w firmach usługowych, które pracują na terminach: spotkania z klientami, instalacje, serwisy czy odbiory projektów.

Korzyści z widoku kalendarza:

• natychmiast widzisz, które dni są przeładowane, a które wolne,
• możesz łatwo przeciągać zadania między dniami, aby zmieniać terminy,
• wszystkie obowiązki są zsynchronizowane z modułami projektów i klientów,
• menadżerowie mają wgląd w grafik całego zespołu w jednym miejscu.

To najlepszy sposób, aby uniknąć kolizji terminów i zapewnić, że każde zadanie zostanie wykonane zgodnie z planem.

Widok tygodniowy jasny plan dla całego zespołu

Kiedy zarządzasz zespołem, ważne jest, aby wiedzieć, kto czym się zajmuje w danym tygodniu i czy obowiązki są rozłożone równomiernie. Właśnie dlatego w Tillio CRM dostępny jest widok tygodniowy.

To przejrzysty układ, który pokazuje obciążenie pracą każdego członka zespołu na poszczególne dni tygodnia. Dzięki niemu unikniesz sytuacji, w której jedna osoba ma zbyt dużo zadań, a inna zbyt mało.

Widok tygodniowy pozwala:

• łatwo planować zadania na każdy dzień tygodnia,
• sprawdzać, czy zespół jest równomiernie obciążony,
• przesuwać zadania między pracownikami, aby uniknąć przeciążeń,
• przewidywać potencjalne opóźnienia i reagować z wyprzedzeniem.

To świetne narzędzie dla menadżerów i liderów, którzy chcą efektywnie zarządzać zespołem i zapewnić stabilne tempo pracy przez cały tydzień.

Elastyczność przełączaj widoki w zależności od potrzeb

Największą siłą Tillio CRM jest to, że nie ogranicza Cię do jednego sposobu pracy. Każdy zespół działa inaczej handlowcy często preferują tablice Kanban, analitycy wolą zestawienia tabelaryczne, a menadżerowie planują pracę w kalendarzu lub tygodniowym harmonogramie.

W Tillio możesz płynnie przełączać się między różnymi widokami zadań, bez utraty danych czy kontekstu. Oznacza to, że jedno zadanie może być widoczne równocześnie w tabeli, kalendarzu i tablicy Kanban a Ty wybierasz, w jakim układzie chcesz je obserwować.

Przykładowy scenariusz pracy:

• Rano sprawdzasz tablicę Kanban, aby szybko ocenić, na jakim etapie są projekty.
• W ciągu dnia analizujesz szczegóły w tabeli, sortując zadania według priorytetów.
• Po południu zaglądasz do kalendarza, aby upewnić się, że wszystkie terminy są dopilnowane.
• Na koniec tygodnia korzystasz z widoku tygodniowego, żeby sprawdzić obciążenie zespołu i zaplanować kolejne dni.

Korzyści z elastyczności Tillio CRM:

• dopasowanie widoku do indywidualnych preferencji pracowników,
• możliwość analizy tych samych zadań z różnych perspektyw,
• łatwiejsze planowanie zarówno na poziomie szczegółowym, jak i strategicznym,
• większa efektywność zespołu, bo każdy pracuje w stylu, który najbardziej mu odpowiada.

Dzięki temu Tillio CRM dostosowuje się do Twojego zespołu, a nie odwrotnie. Niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, czy w dużej grupie, zawsze masz pod ręką układ, który ułatwia planowanie i realizację zadań.

Jakie oszczędności daje zarządzanie zadaniami w systemie CRM?

Zarządzanie zadaniami w systemie CRM to nie tylko kwestia lepszej organizacji pracy, ale przede wszystkim realne oszczędności dla firmy. Dzięki centralizacji danych, automatycznym przypomnieniom i kontroli postępów zespół pracuje szybciej, unika błędów i obsługuje więcej klientów w tym samym czasie. To przekłada się zarówno na wyższą efektywność, jak i niższe koszty operacyjne.

Poniżej przedstawiamy cztery najważniejsze obszary, w których CRM a szczególnie Tillio CRM pozwala firmom usługowym i MŚP oszczędzać czas i pieniądze.

Mniej błędów i większa odpowiedzialność

W tradycyjnym modelu pracy łatwo o pomyłki – zadania giną w mailach, ktoś zapomni o ustaleniach ze spotkania albo nie wiadomo, kto jest odpowiedzialny za konkretną sprawę.

System CRM eliminuje ten problem. Każde zadanie ma przypisanego właściciela, termin wykonania i status realizacji. Dzięki temu wiadomo, kto odpowiada za dany etap i kiedy powinien go zakończyć. Mniejsza liczba błędów oznacza nie tylko lepszą jakość pracy, ale także realne oszczędności finansowe – bo poprawki i opóźnienia zawsze kosztują firmę najwięcej.

Szybsze projekty i krótszy czas realizacji

Zarządzanie zadaniami w CRM pozwala zespołowi skupić się na pracy, zamiast tracić czas na szukanie informacji w różnych miejscach. W Tillio CRM każde zadanie jest powiązane z klientem, projektem i historią komunikacji, dzięki czemu wszystkie dane są pod ręką.

To sprawia, że projekty realizowane są szybciej, a poszczególne etapy przebiegają płynniej. Skrócenie czasu realizacji ma bezpośrednie przełożenie na zadowolenie klientów i większą liczbę obsłużonych zleceń w tym samym czasie.

Lepsza obsługa klienta i dotrzymywanie terminów

Nic tak nie buduje reputacji firmy, jak rzetelność i terminowość. Dzięki CRM każde zadanie jest odpowiednio zaplanowane i monitorowane, a system przypomina o ważnych terminach.

Klient zawsze otrzymuje ofertę, raport czy odpowiedź w uzgodnionym czasie. To nie tylko poprawia wizerunek marki, ale także zwiększa szanse na ponowne zamówienia i długofalową współpracę.

Tillio CRM pozwala stworzyć standard obsługi, który wyróżnia firmę na tle konkurencji i sprawia, że współpraca z klientami przebiega płynnie i bez stresu.

Niższe koszty dzięki jednemu systemowi

Firmy, które nie korzystają z CRM, często łączą wiele narzędzi: komunikatory, arkusze kalkulacyjne, osobne aplikacje do zadań czy kalendarze online. Każde z nich generuje dodatkowe koszty abonamentowe i utrudnia pracę zespołu.

Zarządzanie zadaniami w jednym systemie CRM, takim jak Tillio, pozwala zredukować liczbę używanych aplikacji i płacić tylko za jedno rozwiązanie. To bezpośrednia oszczędność finansowa, ale też mniejsze obciążenie dla pracowników, którzy nie muszą przełączać się między wieloma platformami.

Podsumowanie: Jak skutecznie zarządzać zadaniami w Tillio CRM?

Zarządzanie zadaniami w CRM to fundament sprawnie działającej firmy. Tillio CRM wyróżnia się na rynku dzięki czterem różnym widokom zadań: szablony tablic Kanban, tabela, kalendarz i plan tygodniowy.

Dzięki nim zyskujesz pełną kontrolę, przejrzystość i możliwość dopasowania narzędzia do własnych potrzeb.

👉 Przetestuj Tillio CRM za darmo i przekonaj się, jak prosto można uporządkować pracę całego zespołu.