Kim jest klient?

Sorted to grupa spółek działająca głównie w obszarze przetargów publicznych od zagospodarowania zieleni miejskiej po realizacje architektoniczne i projektowe. Obsługują projekty na terenie całej Polski, często działając równolegle pod różnymi brandami. Szukali systemu, który pozwoliłby im obsłużyć cały proces: od wpadającego zapytania po realizację oferty i komunikację zespołu.

Profil klienta:

● Kilka spółek w jednej grupie kapitałowej ● 50+ aktywnych użytkowników systemu
● Zespoły: sprzedaż, obsługa klienta, administracja, kadry, zarząd, projektowanie i kreacja

Wyzwanie

Przed wdrożeniem Tillio, Sorted obsługiwał przetargi za pomocą Excela, e-maili i ręcznego obiegu dokumentów.

Oferty tworzono na szablonach, gubiono dane, brakowało spójności i dostępu do historii komunikacji.

Przy kilku spółkach działających równolegle - chaos informacyjny był nieunikniony.

Dlaczego Tillio CRM?

● Możliwość agregacji danych z wielu spółek na jednej karcie kontrahenta
● Szybkie wdrożenie i profesjonalne szkolenie zespołu
● Elastyczny generator ofert, dostosowany do przetargów
● Współdzielona poczta – jedna skrzynka, wielu użytkowników
● Automatyzacje, które pozwalają wysyłać oferty błyskawicznie

Najważniejsze funkcje, z których korzystają:

Sorted korzysta z pełnego spektrum funkcji CRM i CXM, które realnie przyspieszyły pracę całej organizacji.

CRM i karta kontrahenta

Cała firma pracuje na widoku kontrahenta – z historią ofert, komunikacji, zadań i zgłoszeń. Dane z różnych spółek są połączone w jednym miejscu, co eliminuje duplikaty i chaos.

Współdzielona poczta

Gdy wpada nowe zapytanie, trafia na wspólną skrzynkę. System automatycznie tworzy kontrahenta i przypina e-mail do aktywnej szansy sprzedaży. Każdy użytkownik wie, kto już podjął działanie.

Dashboardy i raporty

Zespół skonfigurował w systemie pulpity dostosowane do swoich potrzeb, które w czasie rzeczywistym pokazują, które leady wymagają reakcji ze strony działu handlowego. Dzięki danym zebranym w Tillio CRM możliwe jest tworzenie precyzyjnych raportów sprzedaży z wykorzystaniem pól niestandardowych, które pozwalają śledzić wskaźniki najważniejsze z perspektywy biznesu Sorted. To rozwiązanie, które realnie wspiera codzienną pracę zespołu i zwiększa skuteczność działań handlowych.

Lejki sprzedażowe i widok tabelaryczny

Zespół Sorted docenia możliwość pracy w intuicyjnym widoku Kanban, który pozwala na bieżące zarządzanie procesem sprzedaży i szybkie reagowanie na zmiany. Równolegle korzystają z widoku tabeli, który świetnie sprawdza się przy analizie statystyk i wyciąganiu precyzyjnych danych.

Sorted testował wcześniej różne systemy CRM, jednak dopiero Tillio umożliwiło im pełne połączenie danych w jednym miejscu. Na poziomie szans sprzedażowych gromadzone są wszystkie kluczowe informacje: od wiadomości e-mail, przez zadania, po oferty.

Dodatkowo możliwość personalizacji widoku sprawia, że codzienna praca jest szybsza, bardziej uporządkowana i dopasowana do stylu działania zespołu.

Generator ofert

Jednym z kluczowych usprawnień wdrożonych u Sorted była automatyzacja procesu ofertowania.

Zespół Tillio przygotował dedykowany szablon oferty produktowej, który pozwala tworzyć spersonalizowane dokumenty w kilka sekund wraz ze zdjęciami produktów i pełnym brandingiem firmy.

Po wygenerowaniu oferty system automatycznie przypisuje ją do odpowiedniej Szansy, zachowując porządek w danych, i wysyła dokument bezpośrednio do klienta. Gdy oferta zostaje otwarta, handlowiec natychmiast otrzymuje powiadomienie i ma dostęp do pełnych statystyk może zobaczyć, ile czasu klient spędził na poszczególnych stronach oraz które elementy oferty przyciągnęły jego uwagę.

Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania Sorted znacząco skrócił czas przygotowania ofert i zwiększył ich skuteczność. Co ważne, proces stał się na tyle prosty, że mogą go realizować również młodsi członkowie zespołu. To pozwoliło doświadczonym pracownikom skupić się na rozwoju biznesu i obsłudze kluczowych klientów.

Szablony zadań i checklisty

Wpadający lead automatycznie uruchamia przypisane zadania z checklistą: sprawdzenie dokumentów, wygenerowanie oferty, kontakt telefoniczny, przypomnienie o wadium. Dzięki temu nic nie zostaje pominięte.

Automatyczne leady i mniej powtarzalnej pracy

Sorted zautomatyzował proces pozyskiwania leadów, integrując formularz kontaktowy ze swoim kontem w Tillio CRM.

Każde zapytanie ze strony WWW automatycznie tworzy nowy lead w systemie, wraz z danymi kontaktowymi i źródłem zapytania. Dzięki temu zespół handlowy nie musi już ręcznie przepisywać informacji z maili czy formularzy.

Automatyzacja pozwoliła zminimalizować powtarzalną, administracyjną pracę i skupić się na tym, co najważniejsze szybszym kontakcie z klientem i budowaniu relacji od pierwszej wiadomości.

Efekty wdrożenia

● 50+ aktywnych użytkowników – cały zespół pracuje w jednym narzędziu
● Integracja 4 spółek na jednej karcie klienta
● Od Excela do 3-minutowej oferty – dzięki generatorowi Tillio
● Większa skala działania – więcej ofert, szybsza obsługa
● Lepsza komunikacja wewnętrzna – zadania, notatki, komentarze
● Kontrola przetargów – pola niestandardowe, przypomnienia, checklisty
● Wzrost liczby wygranych projektów – dzięki skróceniu czasu reakcji

Podsumowanie – Uporządkowanie przetargów w Tillio CRM

Sorted to przykład klienta, który w pełni zintegrował CRM z procesem sprzedaży, ofertowania i obsługi przetargów. Dzięki Tillio uporządkowali dane, zautomatyzowali działania i zwiększyli efektywność operacyjną zespołu.

A to dopiero początek cyfrowej transformacji Sorted.

Zobacz, jak Tillio może pomóc Twojej firmie -> Umów się na demo