Stworzyliśmy nowy moduł Generator dokumentów, który umożliwi Ci szybkie tworzenie dokumentów PDF na podstawie zdefiniowanych wcześniej szablonów. To narzędzie usprawni Twoją pracę w przypadku wszystkich powtarzalnych dokumentów, które musisz generować dla klientów, takich jak umowy czy oferta.

W sekcji ustawień modułu możesz zarządzać dokumentami i ich organizacją, korzystając z poniższych opcji:

Aby skutecznie zarządzać szablonami dokumentów, należy przypisać je do odpowiedniej kategorii oraz skonfigurować kluczowe ustawienia, takie jak status, możliwość udostępniania oraz czas publicznej dostępności dokumentów. Przejdź do zarządzania Kategoriami dokumentów i szablonami, a następnie dodaj pierwszy szablon.

Jak dodać szablon dokumentu:

• Wybierz lub dodaj kategorię, która najlepiej odpowiada typowi nowego dokumentu. Uzupełnij podstawowe informacje dla szablonu: Nazwa, Opis, Status.
• Zdefiniuj ustawienia dla szablonu:
• Adresy email do udostępnienia szablonu dokumentu - możesz dodać do 5 adresów e-mail, na które zostanie wysłany link z dokumentem. Te adresy rozszerzają wcześniejsze ustawienia umożliwiające udostępnienie do 10 odbiorców.
• Szablon email do wysyłki dokumentu - wybierz szablon wiadomości, który zostanie użyty do wysłania linku do wygenerowanego dokumentu. Ten szablon zastąpi szablon wybrany jako domyślny w ustawieniach modułu.
• Zapisz dokument w systemie - po włączeniu tej opcji, wszystkie wygenerowane dokumenty z danego szablonu będziesz mógł podejrzeć w zakładce Dokumenty na karcie kontrahenta.
• Udostępnienie publiczne pozwala udostępniać publicznie wygenerowane na kontrahencie PDF-y. Po włączeniu tej opcji pojawia się dodatkowe pole, w którym podajesz liczbę dni, przez które wygenerowany dokument ma być dostępny publicznie (domyślnie 14 dni).

- Dodaj dokument o dozwolonym rozszerzeniu, zawierający wszystkie wymagane zmienne, czyli dane dla których chcesz wstawić określone, zmienne wartości. Każdą taką zmienną umieść w: {{}} np. {{kwota}}. Wszystkie tak oznaczone zmienne zostaną pobrane z dokumentu i w dalszym etapie będziesz mógł je przypisać do określonych wartości.

• Kliknij Dalej, aby wygenerować szablon dokumentu i móc zorganizować jego zmienne.

Skonfiguruj formularz

W formularzu znajduje się tabela zawierająca wszystkie zmienne, które oznaczyłeś w poprzednim kroku przez {{}}. Konfiguracja formularza polega na przypisaniu do tych pól odpowiednich typów oraz wartości.

- Wybierz typ pola:

• Tekst: Użyj tego typu pola, gdy zmienna ma przechowywać dane w formie tekstu, takie jak nazwy, opisy czy krótkie informacje.
• Wybór pojedynczy: Wybierz ten typ dla pól, które mogą posiadać jedną wartość z kilku możliwych.
• Wybór wielokrotny: Zastosuj ten typ pola, gdy zmienna może mieć wiele wartości z listy.
• Typy pól modułowych:
• Kontrahent: Wybierz ten typ, jeśli zmienna ma reprezentować dane dotyczące kontrahentów, takie jak nazwa firmy, adres czy numer kontaktowy.
• Kontakt: Użyj tego typu, gdy zmienna ma odnosić się do informacji o osobach kontaktowych, np. imię, nazwisko, adres e-mail.
• Szansa sprzedaży: Wybierz ten typ, gdy zmienna ma dotyczyć danych związanych z procesem sprzedaży, takich jak kwota, etap sprzedaży czy usługi/produkty.

Uwaga: Jeżeli wybrałeś dla pola typ: **Wybór pojedynczy** lub **wielokrotny** zdefiniuj dostępne opcje dla pola. Dla pól modułowych w tym miejscu wybierz jakie pole z określonego modułu chcesz przypisać do zmiennej.

- Zakończenie konfiguracji

• Po zdefiniowaniu typów pól dla zmiennych, kliknij Zapisz, aby móc korzystać z szablonu na kontrahencie.

Z poziomu ustawień systemowych, Administrator może skonfigurować uprawnienia użytkowników dotyczące modułu Generatora dokumentów, dostosowując je do konkretnych potrzeb i ról w organizacji:

- Administrator dokumentów - posiada pełną kontrolę nad dokumentami kontrahenta. Może dodawać, edytować oraz usuwać dokumenty na kontrahencie, do którego posiada dostęp.

• Administrator szablonów dokumentów - posiada pełną kontrolę nad kategoriami i szablonami dokumentów. Może je dodawać, edytować oraz usuwać.
• Edycja dokumentów - uprawnienie to umożliwia użytkownikowi dodawanie i edytowanie dokumentów na kontrahencie, do którego użytkownik ma dostęp.
• Generowanie dokumentów - uprawnienie to umożliwia użytkownikowi dodawanie dokumentów na kontrahencie, do którego posiada dostęp.

Możesz tworzyć kategorie, aby segregować szablony według przeznaczenia, co usprawni proces generowania dokumentów i zapewni lepszą organizację zasobów. Dodawaj szablony do odpowiednich kategorii, co ułatwi zarządzanie i szybkie odnajdywanie dokumentów.

Możesz określić na jakie adresy email ma zostać wysłany link do nowo dodanego szablonu dokumentu. Możesz dodać do 10 adresów email, dla których zostanie dodana możliwość podglądu oraz edycji szablonu dokumentu.

Jeżeli zaznaczysz tę opcję, po dodaniu szablonu dokumentu dostaniesz email z linkiem do niego, dzięki któremu będziesz miał do niego szybki dostęp i będziesz go mógł w każdej chwili edytować.

Włączona opcja daje dostęp do szablonu dokumentu każdemu, kto posiada link do niego. Każdy, kto otrzyma link do dokumentu, będzie mógł go edytować.

Wybierz odpowiedni szablon wiadomości e-mail, który zostanie wysłany do klienta z linkiem do wygenerowanego dokumentu. Możesz skorzystać z istniejącego szablonu wiadomości lub dodać nowy podczas przypisywania go do dokumentów. Aby link do dokumentu został prawidłowo umieszczony w treści wiadomości, szablon musi zawierać zmienną {documentUrl}. W celu dodania tej zmiennej wystarczy, że zaczniesz wpisywać {..., a system automatycznie zasugeruje dostępne opcje. Po wybraniu odpowiedniej zmiennej i naciśnięciu klawisza Enter, zostanie ona wstawiona do wiadomości.

Zdefiniowanie szablonu pozwoli ci dodawać dokumenty na jego podstawie dla kontrahentów. Wszystkie wygenerowane dokumenty znajdziesz w zakładce Dokumenty.

Uwaga: Aby zakładka **Dokumenty** była widoczna na kontrahencie musisz ją aktywować w panelu **Dostosuj**.

Jak wygenerować dokument:

• Przejdź do zakładki Dokumenty i kliknij ikonkę +
• Wybierz szablon, dla którego chcesz zdefiniować dokument
• Uzupełnij dane dla pól, które nie są predefiniowane.
• Kliknij Zapisz

Uwaga: Jeżeli szablon, ma wyłączoną opcję **Zapisz dokument w systemie**, to po wygenerowaniu dokumentu na kontrahencie nie będzie dostępny jego podgląd.

Na wygenerowanych dokumentach dotyczących kontrahentów możesz wykonywać kilka różnych akcji. Aby były one aktywne na kontrahencie należy włączyć na szablonie dokumentu opcję Udostępnienie publiczne.

- Wysłanie dokumentu bezpośrednio do klienta: Używając wcześniej zdefiniowanego szablonu wiadomości e-mail, możesz wysłać klientowi dokument. Zamiast samego pliku PDF, wysyłasz link do dokumentu, co umożliwia śledzenie, kto i kiedy go otworzył. Aby ta funkcja była dostępna, musisz mieć skonfigurowaną skrzynkę e-mail oraz wybrany szablon wiadomości.

• Otworzenie podglądu dla klienta: Możesz wyświetlić dokument w takiej formie, w jakiej zobaczy go klient, co umożliwia weryfikację jego wyglądu i treści przed wysyłką.
• Skopiowanie linku do podglądu dokumentu: Możesz skopiować link, który pozwoli na bezpośredni podgląd dokumentu przez klienta.

Uwaga: Po wygenerowaniu dokumentu na kontrahencie możesz odświeżyć listę dokumentów w tabeli poprzez kliknięcie ikonki **C**.